Совещания и встречи

Совещания и встречи

Совещания и встречи, независимо от того, проходят они на двусторонней или многосторонней основе, занимают большое место в деловой жизни любого менеджера и руководителя. Хорошие навыки общения крайне важны — умение влиять, убеждать, выслушивать, давать советы, — равно как и способность развивать взаимоотношения и поддерживать добрую волю к сотрудничеству у работников собственной компании, поставщиков, клиентов и потребителей. Все это, вместе взятое, и является самоутверждением руководителя.

Менеджер, не умеющий утверждать себя, может упустить возможности, стремление нравиться может возобладать у него над стремлением действовать эффективно, забота о чувствах членов своей команды может затемнить представление о том, что является наилучшим для самой команды и всей организации в целом. Агрессивный менеджер может добиться немедленных, краткосрочных результатов, но подорвать долгосрочное доверие своей команды и готовность к сотрудничеству. Давайте сначала рассмотрим вашу роль как участника совещания или встречи. Если только у вас нет жестко определенного места, постарайтесь сесть поближе к председателю.

Еще со средних веков статус человека во многом проявлялся в том, какое место в собрании он занимал. Самый дорогой гость, самый уважаемый человек всегда будет сидеть рядом с хозяином или руководителем. Более того, наиболее важные и конфиденциальные разговоры тоже ведутся в присутствии председателя или поблизости от него. Чем дальше вы находитесь, тем меньше у вас шансов внести свой вклад в обсуждение темы. С другой стороны, если вы не слишком уверены в своем положении или не хотите высказываться по конкретному вопросу, поставленному на повестку дня, вы все равно окажетесь «в гуще событий». Участвовать, выступая в качестве активного слушателя, намного легче, когда вы сидите ближе к председателю, чем когда вы находитесь на противоположном конце стола, на периферии событий.

С точки зрения пространственного позиционирования не забывайте, что расположение лицом к лицу может восприниматься как конфронтация. Это может внести особый тон в ваше выступление в дискуссии и его восприятие окружающими. Предпочтительно оказаться «в одном ряду» со своими союзниками в том или ином вопросе, а не напротив них. Помните также, что групповая динамика может оказывать весьма странное воздействие на людей. Они по-разному ведут себя «группой» и поодиночке.

Выслушивание собеседников является гораздо более трудной проблемой во время совещания, чем в личной беседе с глазу на глаз. Так происходит, потому что в собрании каждый хочет высказаться, внести свой вклад в формирование общего мнения, а потому все ищут удобную ситуацию, чтобы прервать выступающего и произнести свое слово. Таким образом, просто сидеть и внимательно слушать говорящих недостаточно эффективно. Вы должны сознательно практиковаться в активном выслушивании, если собираетесь часто принимать участие в совещаниях.

Вам также потребуется тренировка в решительном отстаивании своей точки зрения, умении ясно, четко и энергично сформулировать свое мнение. Если вы располагаете информацией, давайте факты, а не мнения. Если вы не согласны с предыдущим оратором, уважайте и признавайте его точку зрения, хотя она и отличается от вашей, заявите об этом недвусмысленно, прежде чем вносить собственный вклад в обсуждение темы. Избегайте подобных замечаний: «Это нелепая идея», они привносят оттенок личностной оценки. Вместо этого вы можете сказать: «Меня несколько настораживает (смущает) это предложение, поскольку…». Всегда старайтесь вносить альтернативное предложение, а не просто критиковать то, что предлагают другие.

Если вы посещаете неформальную встречу — иначе говоря, вы не обязаны получать разрешение взять слово у председателя собрания — и вам необходимо прервать агрессивно настроенного оратора, оставайтесь спокойным и дождитесь возможности вмешаться мягко и не внося дополнительного раздражения. Используйте эффективные приемы языка тела, чтобы всем было ясно, что вы хотите внести свой вклад в обсуждение данного вопроса, и, если это необходимо, используйте имя выступающего, чтобы привлечь его внимание — что-то вроде: «Питер, я хотел бы кое-что добавить к твоим словам».

Начинайте говорить с той же громкостью и интонацией, что и предыдущий оратор, пока не возьмете ситуацию в свои руки. Зафиксировав то, что сказал Питер, покажите, что вы его внимательно выслушали и поняли его точку зрения: «Думаю, я понял то, что вы говорите, — вы полагаете… но мне кажется, что на это можно взглянуть иначе». Если агрессия Питера находится на пике, возможно, вам придется вмешиваться таким образом несколько раз, все время используя его имя и демонстрируя прием «заезженной пластинки» — повторение вашего комментария, пока человек не успокоится и не даст вам возможность высказать вашу точку зрения. Обычно позитивная, твердая настойчивость берет верх.

Существует множество аспектов умелого ведения совещаний, которые останутся за рамками этой книги.

Вопрос, который мы вкратце затронем — это человеческий аспект удачного проведения встреч и совещаний. Он включает в себя собственно ведение собрания, выбор и поддержание определенного направления в обсуждении тем, вопросы, подведение итогов и иногда исполнение роли посредника между сторонами. Вы должны понять и принять интересы группы, а также отдельных ее членов. Например, очень важно начать совещание вовремя, хотя бы из уважения к пунктуальным его участникам. Учитывайте существование опаздывающих, но не позволяйте себе попасть под их влияние. Они вскоре научатся пунктуальности, которая будет считаться нормой вежливости в рамках данной группы.

В обязанности председателя входит убедиться, что все желающие внести свой вклад в обсуждение темы смогли это сделать. Это ставит перед ним по меньшей мере две проблемы: как вовлечь в дискуссию пассивных, чересчур тихих участников и как контролировать слишком разговорчивых!

Есть несколько причин, почему люди молчат на собраниях. Не последним в их числе является страх перед публичным выступлением. Для человека, не имевшего опыта публичных выступлений и не знающего, как это делается, перспектива встать и высказать свое мнение перед аудиторией часто представляется пугающей.

Люди просто бывают застенчивыми. У них могут быть свои точки зрения на предмет обсуждения, но они не почувствуют себя в безопасности, а потому будут избегать высказывать вслух свое мнение. Они могут осмелеть, если им прямо задать вопрос, особенно если обратиться к ним по имени, каковы их взгляды по данной теме. Еще лучше попросить их внести предложение по улучшению работы их отдела или рабочей группы. Это дает им повод высказаться на тему, им хорошо знакомую, а потому, вероятно, менее опасную — во всяком случае предложение вносить всегда легче, чем публично высказывать свое мнение.

Когда слишком робкий человек начинает говорить, проявите интерес к его словам (это совсем не то же самое, что соглашаться с ними), чтобы поддержать его и вдохновить на дальнейшее участие в разговоре.

Если участники совещания стоят на разных ступеньках в иерархии вашей организации, нижестоящие сотрудники могут вести себя робко, поскольку не решаются высказывать свое мнение в присутствии руководства. Если это возможно для вас, дайте им шанс представить информацию или выразить мнение перед группой, прежде чем будут говорить сотрудники с более высоким статусом. Как и в случае с застенчивыми людьми, постарайтесь поддержать и вдохновить младших сотрудников на то, чтобы они вносили свой вклад в дискуссию.

Если кто-то говорит слишком долго, используйте старый добрый прием всех председательствующих: подхватите какую-либо фразу или идею и предложите другому участнику совещания прокомментировать ее.

Например: «Предельно допустимый минимум. Дэвид, а как вы представляете себе предельно допустимый минимум?» Единственная трудность здесь заключается в том, чтобы знать своих людей и быть уверенным, что Дэвид не будет в ужасе от того, что его пригласили принять участие в разговоре таким образом. Если у вас есть сомнения на этот счет, лучше спросите: «Все согласны с тем, что это предельно допустимый минимум?» — и понадейтесь, что кто-нибудь возьмет на себя инициативу.

Если участник совещания уходит от основной темы, помогите ему сохранить лицо, скажите нечто вроде: «Это интересная точка зрения…» — а потом продолжите: «Однако это выходит за рамки наших дебатов, так что давайте отложим этот разговор до следующего раза».

Язык тела зачастую может помочь вам остановить поток речи чересчур многословного оратора, но желательно не постукивать в нетерпении пальцами по столу, поскольку это слишком агрессивный жест.

Гораздо уместнее установить прямой визуальный контакт с выступающим и быстрым кивком головы показать ему, что вы поняли его точку зрения и хотите двигаться дальше. Спокойно переведите взгляд на кого-нибудь другого в аудитории, как бы отключаясь от разговорчивого участника встречи, прежде чем поставить вопрос, требующий немедленного ответа, в надежде, что другой человек, на которого вы перевели взгляд, включится в разговор.

Всегда будьте готовы вмешаться, если два участника совещания сцепятся друг с другом, если они будут переходить на личности или если небольшая группа погрузится в личные разговоры. Смена направления дискуссии или темы в такой момент является самым лучшим приемом. Подбирайте фактические вопросы, верните всю группу к изначально поставленной цели, переключите людей на какой-то нейтральный аспект темы. Иногда требуется провести небольшую подготовку, чтобы привлечь внимание. Обычно громкий и твердо звучащий, но спокойный голос — это все, что от вас требуется. Оставайтесь в позитивном, решительном настроении, не впадайте в агрессию и начальственный тон. Напомните участникам совещания ваши основные цели, вопросы, поставленные на обсуждение и, если необходимо, временной регламент.

Практикуйтесь в наблюдении за людьми. Если кто-то показывает с помощью языка тела, что он не согласен, разгневан, недоволен ходом дискуссии, назовите вещи своими именами: «Джанет, я вижу, вас не устраивает это предложение». В таком случае Джанет вынуждена будет вслух высказать свое мнение и аргументировать его. Если возникает враждебность, лучше снять ее открыто, а затем двигаться дальше.

Заканчивайте совещание на позитивной ноте, подведите итоги, суммировав достигнутые результаты, и не забывайте поблагодарить участников встречи за то, что они затратили свое время и внесли вклад в решение проблемы.