Управление проектом на стадии реализации

Управление проектом на стадии реализации

На данном этапе задача управления проектом мало отличается от других этапов — в основном она по-прежнему состоит из управления и контроля за прохождением данного этапа проекта. Анализ требований новой организационной структуры и новых бизнес-процессов позволяет определить случаи, когда необходимо непосредственное управление отношениями между организационной структурой и бизнес-процессами; такое исследование является одним из главных инструментов окончательной детализации плана внедрения.

Анализ Концептуального плана

Эта задача подразумевает анализ потенциальных рисков, обнаруженных на стадии подготовки. В результате на этапе реализации внедряются различные инициативы — например, процесс управления организационными изменениями на основе периодической оценки рисков как на уровне команды проекта, так и на уровне всей организации. Цель этой задачи — гарантия продвижения внедрения по направлению к основной цели. Анализ включает следующие аспекты:

• Управление проектом

• Техническое управление проектом

• IТ-инфраструктура

• Процесс управления изменениями

• Приверженность персонала своему делу.

Проведение собраний команд проекта по статусу проекта

Эта задача направлена на выяснение статусов различных команд проекта:

• Команды, занимающейся бизнес-процессами

• Команды по управлению изменениями

• Технической команды.

Такие собрания обеспечивают сопоставление и упорядочение информации с целью определения общего статуса проекта и принятия решений по координации действий тех или иных команд, причем рекомендованные меры потом также рассматриваются и в случае необходимости корректируются. Все это оказывает прямое влияние на расход ресурсов, бюджета и соблюдение графика проекта, а также определяет окончательную дату запуска системы. Кроме того, на таких собраниях постоянно рассматривается и дополняется общий план проекта.

Проведение собраний Управляющего комитета

Проведение собраний Управляющего комитета необходимо для постоянного обновления общего статуса проекта и быстрого принятия решений по связанным с проектом вопросам, которые невозможно решить на уровне управления проектом, например:

• Выделение дополнительных ресурсов

• Изменений сроков и графика

• Расширение рамок проекта.

Все принятые решения фиксируются с дальнейшими дополнениями по тому или иному вопросу.

Первоначальное планирование перехода на новую рабочую систему и ее поддержка

Методология ASAP рекомендует раннее планирование завершающего этапа проекта. Планирование перехода на новую систему гарантирует своевременное выполнение всех мероприятий перед началом перехода, причем с разумным расходом ресурсов и рабочего времени. Такой план должен охватывать следующие аспекты:

• Установка и запуск рабочей среды

• График конвертации данных

• Организация команды по переходу на новую систему

• Дезактивацию унаследованных систем, чье место занимает SAP

• План возврата к унаследованным системам в случае серьезных непредвиденных проблем

• Тестирование новой системы

• Список контрольных вопросов для всех мероприятий, связанных с переходом.

Планирование поддержки рабочей системы нацелено на удовлетворение требований техподдержки после фактического запуска системы. Такой план должен охватывать следующие аспекты:

• Окончательное определение технической конфигурации

• Закупка необходимого оборудования

• Формирование команды запуска системы

• Формирование постоянной команды технической поддержки

• Определение процедур и инфраструктуры справочной службы

• Набор персонала для справочной службы (help desk)

• Набор персонала для команды технической поддержки

• Создание плана восстановления данных в случае серьезных сбоев, а также соответствующих процедур и инфраструктуры.

Формирование команд

Эта задача нацелена на упорядочение событий и мероприятий, связанных сформированием команд и командного духа. Мероприятия по формированию команд позволяют сделать сотрудников более сплоченными, мотивированными и укрепить их способность к работе в тандеме с другими командами и отдельными сотрудниками на пути к успешному завершению проекта. Для этого организуются следующие мероприятия:

• Совместные обеды или ужины

• Небольшие подарки

• Совместные праздники

• Пикники

• Рассылка информационного бюллетеня о проекте.

Подготовка к этапу реализации

Подготовка к этапу реализации подразумевает составление плана и предупреждение рисков, которые могли бы поставить под сомнение успех проекта на данном этапе, вследствие чего особое значение приобретает процесс управления изменениями.