Управление проектом на стадии окончательной подготовки

Управление проектом на стадии окончательной подготовки

Цель управления проектом на этом этапе мало отличается от остальных этапов и состоит в том, чтобы обеспечивать проекту направленное и поступательное движение, координировать усилия по выполнению расписания проекта в масштабе всей компании. Также необходимо поддерживать мотивацию среди сотрудников компании, особенно среди будущих пользователей системы, которые играют решающую роль в момент перехода на установленную систему, и особенно на этапах, следующих за внедрением SAP.

Обзор этапа окончательной подготовки

Задача этого этапа — анализ потенциальных рисков, которые могут поставить под сомнение достижение поставленных при запуске проекта целей. Обзор этапа окончательной подготовки охватывает следующие вопросы:

• Управление проектом

• Техническое управление проектом

• IТ-инфраструктура

• Процесс управления изменениями

• Приверженность персонала своему делу.

Этот обзор дает оценку различных рисков и является движущей силой для различных мер, направленных на завершение проекта в предусмотренные сроки — таких, как процессы организационных изменений, основанные на оценке специфических рисков как на уровне команды проекта, так и на уровне всей организации в целом.

Проведение собраний команд проекта по статусу проекта

Эта задача обеспечивает координацию и интеграцию статусов различных команд проекта, в том числе:

• Команды, занимающейся бизнес-процессами

• Команды по управлению изменениями

• Технической команды.

Такие собрания обеспечивают сопоставление и упорядочение информации с целью определения общего статуса проекта и принятия решений по координации деятельности в случае выявления разного рода расхождений или даже стратегического замедления реализации всего проекта. Менеджеры проекта принимают решения, необходимые для выполнения расписания проекта, например, о выделении дополнительных ресурсов для нужд проекта или дополнительных средств для своевременного обучения конечных пользователей.

Проведение собраний Управляющего комитета

Собрания Управляющего комитета проводятся для постоянного обновления общего статуса проекта и принятия решений по проблемам, которые невозможно решить на уровне управления проектом. На таких собраниях менеджеры проекта должны представить следующие данные:

• Статус проекта

• План следующего этапа проекта

• Сопоставление запланированных сроков и их фактическое выполнение

• Сопоставление запланированных затрат и фактические затраты

• Степень завершенности проекта в процентном выражении

• Текущая деятельность, а также предстоящие мероприятия

• Негативные и позитивные тенденции

• Принятие соответствующих мер

• Оставшиеся поставки

• Сроки и этапы

• Вопросы, требующие немедленного решения

• Необходимость изменений в выделении ресурсов для наиболее важных мероприятий в рамках проекта.

Действия по созданию рабочих команд

Такие действия укрепляют сплоченность и мотивацию рабочих команд и увеличивают их трудовой потенциал, способность координировать действия, как среди членов команды, так и между разными рабочими командами в стремлении к успешному завершению проекта внедрения SAP.